【重要】相談者・依頼者の情報をどう管理しているのか？
「他社に依頼したことがあるんです」
こんなお問合せが多いので気になったことを記事にしてみますね。他社に依頼された方からの話を聞く限りでは、データ管理ができているのかな？と不安に感じるケースが多いです。なので現在、他社に依頼されている方は弊社とのデータ管理の違いを見て頂けますでしょうか。
＊ 電話番号の管理
弊社では電話番号は一切登録しません。携帯電話に「＊＊さん」と登録しているのは危ないと思いますので登録することを厳禁とししているのです。
＊ メールアドレス
スマホ・PCを問わずに登録は厳禁です。
＊ LINE履歴
「既読」になったものは24時間以内に「送信取消」をしています。一部のお客様は残したままにしていますが、基本的には読んだら消す・見たら消すが別れさせ屋には必要だと考えていますので送信取消を徹底して頂いています。残すメリットは…自己満足以外にないですからね。
＊ 依頼者名は誰が知っている
弊社では、契約書・メール履歴らを見れるのが限られています。現場スタッフには依頼者名は告げませんし、最終段階まで「なぜこの依頼になったのか」を説明せず、目標とする作業を段階毎に区切って、必要なデータのみを伝えるようにしています。
＊ 対象者名は伝えるのか？
対象者の名前を現場スタッフに伝える意味がないですからね。弊社では対象者の名前を依頼者様からお聞きしていても、現場スタッフには伝えません。接触して連絡できる関係になれば名前を言うでしょうし、万が一にも名前を知っていて…ポロっと名前を言ってしまうかも？と考えると不要なデータは伝えない方が安全です。
＊ 現場スタッフと依頼者が会う
15年位前までは、依頼者・現場スタッフが同席して打合せすることもあったのですが、現在は全ての事案にて「厳禁」としています。現場スタッフと依頼者が連絡をしあっている…のは論外です。これは情報管理に大きな問題がありますし、道順を飛ばし過ぎているのでルール違反だと思いますよ。
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過去に起きた別れさせ屋の事件を振り返ると、現場スタッフ・依頼者が直に連絡するのは間違いだと思います。未然に防ぐためにも依頼者との連絡窓口は1つにするべきです。
【補足】
各業者にて経験・知識からデータ管理には考えがあって対応していると思いますが、弊社では上記のようにデータ管理をさせて頂いています。なので、これから相談・依頼される際は安易に成功率は？期間は？予算は？と軽い質問ばかりで安心せず、もっと具体的なことを確認するようにしましょう。